ファイル共有サービスとの向き合い方

クラウド上で業務ファイルを手軽に共有する手段として定着しつつあるオンラインファイル共有サービス。しかしながら、最新の調査では、国内企業の20％が依然として全面的に利用を禁止している。安易な情報共有手段の制限は、ワークスタイル変革やイノベーション推進に深刻な悪影響を及ぼすおそれがある。

ファイル共有サービスの「全面禁止」は20％

柔軟な働き方を実現するうえで、日常的に作成される業務ファイルを安全かつ快適に他者と共有するためのインフラ環境の整備は欠かせない。その手段として近年利用が進んでいるのがオンラインファイル共有サービスである。法人向けの機能強化も継続的に進んでおり、ITRの市場調査でも年率で2桁の成長を続けている注目のサービスであるが、一部の企業では依然として “アレルギー”も存在する。

ITRが2017年3月に、国内企業に勤務するホワイトカラーを対象に実施したアンケート調査によれば、オンラインファイル共有サービスの利用が何らかのかたちで制限されている企業は約70％、「全面的に利用が禁止されている」という企業も20％に上ることが明らかになった（図1）。制限されている理由として上位にあげられたのは、「従業員の人為ミスに伴うファイルの漏洩が懸念される」（42%）、「サービス事業者のセキュリティ対策に不安がある」（40％）といったセキュリティに関わる不安である。

図1．ファイル共有サービスの利用制限状況

ITRではこれまでにも、ファイル共有サービスがメール添付などと比べて安全性が確保しやすいこと、法人向けサービスではセキュリティ対策の強化が継続的に図られていることを訴求してきたが（ITR Review 2013年7月号「ファイル共有環境の見直しに向けて」#R-213073、同2016年3月号「進化するファイル共有サービス」#R-216033）、そうした考え方はいまだ十分に浸透したとは言い難い状況である。