ITR Review『国内企業におけるPPAPの現状（前編）』（R-224083）では、国内企業においては依然としてPPAPを利用したメール送信が多く見られ、受信側でもPPAPの対応が進んでいない現状を示すとともに、PPAPの利用によるセキュリティリスクについて解説した。後編となる本稿では、PPAPの代替ソリューションの選択肢と、それらを導入検討する際の留意点について説明する。
PPAPは誤送信防止と情報漏洩防止を目的としたソリューションであり、その代替ソリューションはこれらの目的を満たす必要がある。ITRでは、2024年1月に日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）と共同調査を行い、企業が外部に電子メールでファイルを送付する際に、PPAP以外で採用している（採用を予定している）手段について回答を得た（図1）。クラウドストレージサービスを利用（予定）している企業が過半数を占めて最多となり、続いてファイル転送サービスが3分の1の企業で利用されていることがわかった。
図1で上位にあがったクラウドストレージサービスおよびファイル転送サービスの2つについて、メリットとデメリットを図2にまとめた。クラウドストレージサービスは、ファイル送付／共有以外の用途にも、ファイルサーバなどに汎用的に利用できるという特徴を有している。これに対して、ファイル転送サービスは、ファイル送付／共有に特化したサービスであることから、操作性に優れている。サービス導入をする際は、PPAPの代替としてだけでなく、他業務への展開も一考のうえ、適切なソリューションを選択されたい。