2008年のリーマンショック以降、RFP（Request For Proposal：提案依頼書）を作成する企業が増加している。しかし、RFPの作成には多大な時間と工数を要するため、その作成が目的となってしまい、RFPの本来の目的や有効性が忘れられてしまうことが多い。本稿では、IT部門が再認識すべきRFPの役割と使用方法について述べる。
ITRでは、以前からRFPの有効性および必要性を訴えてきたが、特にリーマンショック以降、RFPを作成する企業が増加している。その大きな目的のひとつはコスト削減であり、より安価にシステム構築を請け負うベンダーを探すことにある。また、RFPの対象はシステムの保守運用にまで広がっている。一般的には保守運用に求められる業務知識や技術スキルの低下によるリスクの増大やサービス品質の低下を恐れたり、引き継ぎの非効率を嫌って、保守運用ベンダーの変更は行わないことが多いが、コスト削減のためにやむを得ずベンダー企業を変更するためにRFPが作成される機会も増えている。
ある組立て製造業では、リーマンショック直後に保守運用を請け負っているベンダー企業にコストの30%低減を実現するための見直しを依頼したが、「精いっぱいギリギリでやっている」「料金を下げるのであればサービス内容を削るか品質を下げざるを得ない」との回答を受けた。そこで仕方なく、そのベンダー企業も含めて数社にシステムの保守運用を委託するためのRFPを発行したところ、その同じベンダー企業が今までと同じサービス内容で40%もの価格低減を提示してきたという事実がある。またある金融系企業では保守運用ベンダーのサービスレベルの低下に我慢できず、ベンダー変更を前提にRFPを作成した。